ИТ

Быстро и правильно считать деньги

excel
Большая часть компаний малого бизнеса (да и среднего тоже) использует Excel как основное средство автоматизации управления финансами и составления управленческой отчетности. Но при всех своих достоинствах Excel обладает рядом существенных недостатков, которые могут сильно осложнить жизнь его пользователям.

Если вы давно и серьёзно работаете в Excel, то наверняка сталкивались с такими (или похожими) проблемами:

Знаете ли вы случаи, когда из-за маленькой ошибки в данных приходилось вручную перепроверять огромные таблицы?

Известны ли Вам случаи, когда из-за того, что один пользователь редактировал свой файл, «слетали» ссылки или данные в других файлах?

Сталкивались ли вы с ситуациями, когда пользователи вводили в свои файлы разные данные (например, использовали разные списки покупателей) из-за чего потом приходилось сверять файлы вручную?

Вам встречались ситуации, когда приходилось вручную выполнять трудоёмкие операции? (например – удалять дубли из таблицы в 15 000 строк, сравнить между собой два разных списка или выбирать с одного листа на другой данные, отвечающие сразу нескольким условиям)

Знакомы ли вы с людьми, у которых много времени, сил и энергии уходит на проверку правильности заполнения данных и приведение файлов в «благопристойный» вид?

Случалось ли Вам работать с данными, которые собирались из нескольких файлов, из-за чего было сложно проверить их достоверность и правильность расчётов?

Подобного рода сложности существенно ограничивают использование Excel и заставляют всех, кто в нем работает, большую часть времени заниматься скучной и однообразной работой – контролем за правильностью данных, ручным переносом данных из одного файла в другой, устранением «глюков», поиском ошибок и т.д..

Но Excel – достаточно мощная платформа, которая при правильном подходе может без сбоев обрабатывать огромные объёмы данных.

Однако работоспособность и надёжность системы управления финансами, созданной в Excel, зависит не столько от возможностей программы, сколько от методов, которые используются при решении задач. Возможностей в Excel больше чем достаточно, и именно поэтому практически любую задачу можно решить несколькими способами (как правило, тремя-четырьмя). Весь вопрос в том, какой способ решения выбрать.

Почему 100% знание Excel оказывается бесполезным при внедрении системы управления финансами?

Исходя из нашего опыта, чтобы построить систему управления финансами с помощью Excel – совсем не обязательно досконально его знать. Если вы изучите Excel на 100%, то большая часть знаний вам не понадобится и останется лежать «мёртвым грузом».

В стандартную поставку Excel входит более 300 функций. Из них для создания системы управления финансами можно использовать максимум 10-15. Знание же остальных функций никак не поможет, а вероятнее всего – будет даже мешать.

Однако даже идеальное знание 10-15 нужных функций тоже мало чем поможет. Знать функции Excel – это очень важно, но гораздо важнее знать, какая функция лучше работает в той или иной ситуации.

Одна и та же функция может идеально подходить для решения одной задачи и сильно запутать решение другой. И при построении системы управления финансами гораздо важнее знать не то, как вычисляется формула, а то, в каком контексте и для решения каких задач она применяется!

Однако если информацию о том, как вычисляется та или иная формула можно прочитать в книге или в Интернете, то информации о том, в какой ситуации какие функции использовать – ни в книгах, ни в интернете просто нет!

В итоге знание хотя бы 10 функций Excel и умение применять их для решения конкретных практических задач – оказывается намного полезнее, чем 100% знание функционала Excel без привязки его к решению практических задач.

Но такого рода знания нельзя прочитать в книге или скачать из интернета. Его можно только наработать на практике.