Внеофисное хранение документов и архивные услуги вообще новое явление на российском рынке. В отличие от аутсорсинга бухгалтерских или ИТ услуг, оно кажется более расплывчатым и для многих остается мало предсказуемым. Архивный рынок, находящийся на стадии формирования, пока не имеет единых стандартов оказания услуг и условий договоров, особенно в регионах.
Стандарты оказания архивных услуг
На архивном рынке, который пока находится на этапе развития, отсутствуют единые стандарты оказания услуг и условий договора. Так, средняя стоимость хранения 1 короба в месяц составит в пределах от 100 до 300 ₽ за один короб в месяц. Это как минимум дезориентирует и заставляет задуматься заказчика над скрытой математикой договора.
Подобная ситуация на руку некоторым поставщикам архивных услуг, которым удается подсадить не информированного заказчика на свой очень выгодный договор, где масса уловок для клиента. Как правило, в этом случае заказчику обещают цены, на порядок ниже среднерыночных. Чтобы выгоды звучали еще убедительней, вдобавок к низкой стоимости он получает в подарок льготное хранение в течение двух лет, бесплатные архивные короба, доставку, размещение в хранилище, регистрацию, сканирование и все в таком роде.
Загнанный в рамки бюджета клиент идет туда, где ему предложили наиболее заманчивую цену. А дальше начинается самое интересное. Выгодное предложение превращается для заказчика денежной тюрьмой, от которой он не может отказаться. Выйти из игры по договору будет стоить миллионы рублей.
Это оказывается намного дороже, чем платить за архивные услуги независимо от их качества и условий оказания. Разумеется, что ряд базовых выгод, которые заявил отдел продаж в ходе переговоров, никуда от вас не денутся. Высвобождение площадей от документов действительно позволит улучшить общее состояние и функциональность вашего офиса. Однако не стоит рассчитывать на то, что переезд документов непременно приведет к воплощению мечты о цифровом офисе без бумаги.
Обоснование экономической выгоды на архивные услуги
Опытный агент сможет дать объективное обоснование экономической выгоды передачи корпоративного архива на внеофисное хранение документов. И экономия реальна, но как только сотрудник архивной компании начинает разбрасываться цифрами — до 10 или — около 30, это повод попросить его притормозить.
Сменить калькулятор или вежливо закончить переговоры. Меньше рутины с документами и больше времени на выполнение профильных задач – еще одно очевидное преимущество. Да, современные архивные хранилища, новейшее оборудование, профессиональные архивисты и надежная охрана решают многое, но не все.
Призывы менеджеров отдайте все на сторону и спите спокойно — хорошо продают, но плохо совместимы с реальной практикой. Время от времени документы потребуют вашего внимания. Идеально если в штате будет сотрудник, ответственный за взаимодействие с архивной компанией. Цена свободы это всегда риски, связанные с неправильным составлением договора на оказание архивных услуг.
Рискованный архив вне офиса
Если бы не печальная статистика, с которой мы столкнулись за время работы на рынке. В архивную компанию ДокторДок часть обращаются разные компании с просьбой рассчитать правильную стоимость на услуги архивного сервиса. Обычно поводом для таких контактов были существенные изъяны в договорах аутсорсинга на архивные услуги.
Риски, связанные с некорректным составлением договора на архивные услуги, перестают быть абстрактными, если обратиться к реальной статистике. Ежегодно в компании обращаются крупные организации с запросом рассчитать реальную стоимость выхода из действующего договора.
Потеря документов архивной компанией
При этом договором на оказание услуг ответственность исполнителя за пропажу документов не предусмотрена. С последствиями имеет дело только заказчик. Некоторые архивные компании регулярно теряют документы, при этом в договоре отсутствует ответственность исполнителя за такие случаи. Заказчик остается один на один с последствиями, включая штрафы от государственных органов. Для банковского сектора это особенно критично.
Необоснованное повышение стоимости обслуживания
Зачастую в договор закладывается ежегодная плановая индексация цен. Которая может увеличить расходы заказчика. Но это полбеды, так как увеличение цен может происходить в одностороннем порядке. Иногда в пределах рыночных цен, иногда далеко за их границами. Так, например, за год цена на условный архивный сервис с 20 ₽ может скакнуть до 70 ₽, в то время как средний рыночный уровень не будет превышать 30 ₽.
Непрозрачное ценообразование и дополнительные скрытые платежи
Это то, что обычно прилагается к так называемым бесплатным услугам и бонусам по по договору на архивные услуги. Заказчик узнает о них только после подписания архивного договора. Бесплатные услуги и бонусы часто оборачиваются скрытыми платежами, о которых заказчик узнает только после подписания договора.
Медленный сервис доставки документов
В числе жалоб на некоторые архивные компании, у которых крайне низкая скорость предоставления документов по запросу клиента. С момента поступления запроса до его доставки в офис может пройти не один день. Некоторые компании затягивают выполнение запросов на предоставление документов, что может привести к задержкам в работе заказчика. При этом договор составлен так, что повлиять на аутсорсинговую компанию не представляется возможным.
Неактуальная опись документов в архиве
Если ведение описи возложено на клиента, возрастает риск потери документов. Это особенно критично при крупных проверках, когда отсутствие нужных документов может обернуться штрафами. Возрастает вероятность не найти искомый документ. Особенно это актуально для договоров, где единицей учета является архивный короб. Если через несколько лет с начала хранения по запросу налоговой службы происходит крупная выемка.
Но необходимых документов нет на месте, это грозит штрафом, но только для клиента. Формально архивная компания выполнила условия договора, предоставив заказчику нужное количество архивных коробов. Типичные ловушки в договоре об оказании архивных услуг, где все бесплатные услуги архива имеют под собой простое денежное обоснование.
Архивный сервис по нереально низким ценам
Сервисы по нереально низким ценам и подарки оптом на целые комплексы архивных работ. В конечном итоге это все оплачивает клиент. Сегодня это очень распространенная практика компенсации убытков. Ключевой принцип здесь таких компаний простой, за вход вы платите 0, за обслуживание – 1000, а на выходе – 10 000 000. Бесплатные услуги и демпинговые цены – это лишь видимость выгоды. На самом деле клиент платит за все, причем часто в разы больше.
Договор на длительный срок
Для того чтобы выжать из заказчика по максимуму, в договоре обычно расставляют несколько ловушек. Например одна из таких, когда договор заключается на длительный срок, например, на года. Еще одна, когда вводятся штрафы за расторжение договора в одностороннем порядке. В данном случае следует обратить внимание на стоимость безвозвратного изъятия документов, которое в среднем обходится от 100 до 200 ₽ за единицу учета. Выход из договора может обойтись в сотни тысяч или даже миллионы рублей, особенно если расчет ведется не за короба, а за отдельные документы.
Получается, что если заказчик сдал на хранение 1000 архивных коробов, то штраф при выходе из договора минимум составит 100000 ₽. При условии что за единицу учета был взят архивный короб. Если считать будут не короба, а папки в них (где 1 короб содержит около 50 папок), то сумма штрафа вырастет до 5 млн ₽.
Плата за безвозвратное изъятие документов
Некоторые архивные компании обязывают заказчика платить за безвозвратное изъятие документов и в случае их уничтожения или снятия с учета. Вишенкой на торте могут явится компенсация убытков или упущенной выгоды. Если такой пункт предусмотрен условиями договора, то заказчик должен выплатить сумму, равную стоимости сервисов за неиспользованный период.
Так, если в рамках трехлетнего контракта заказчик решил разорвать отношения после первого года обслуживания, то на выходе ему придется заплатить исполнителю от нескольких сотен тысяч до десятков миллионов рублей. Поверх этих расходов договор любят приправить следующими условиями:
- Скрытые платежи. К ним относятся, например, повторная регистрация единиц хранения в системе архивного учета при поиске и возврате документов в архивохранилище. Закажите один и тот же договор 5 раз, и стоимость его обслуживания шагнет далеко за отметку Х5.
- Быстрый рост цен на услуги. Индексация в одностороннем порядке, необоснованно высокие тарифы и прочее, с которыми ничего нельзя сделать, поскольку расторжение договора может повлечь куда более серьезные денежные потери.
- Навязывание дополнительных работ. В некоторых случаях по инициативе архивной компании проводятся работы по переупаковке документов не реже нескольких раз в год. Это затраты на упаковку, составление описей, штрихкодирование, регистрацию единиц учета и др. Естественно, все за счет клиента. Обычное оправдание архивной компании, ссылающейся на пункты договора, износ документов в результате их перемещений.
- Ограничение на выдачу архивных коробов. Договор на оказание архивных услуг предусматривает лимиты на количество коробов, которые архивная компания обязуется выдать в течение одного рабочего дня. Учтите, что при дневной норме в 100 коробов для получения 9000 коробов вам понадобится около квартала ежедневной работы.
- Запрет на выбор конкурента. Это когда архивные компании доходят до того, что указывают в договоре ограничение на мониторинг рынка и поиск других исполнителей архивных услуг.
Ни один здравомыслящий юрист не даст добро на договор такого содержания. Однако сотрудникам юридического отдела с другой стороны удается настолько ловко замаскировать свои выгоды, что не каждый специалист может вовремя их распознать и обезвредить. Существует практика, когда нежелательные условия закрадываются в текст договора после всех согласований. В финальную версию вносят односторонне выгодные поправки.
Как заключить правильный договор на архивные услуги
Используйте гибкие сроки договора на архивные услуги. Наиболее правильный вариант это один год с автоматической пролонгацией договора. Если вы упустили пункты печальные пункты, то вам не придется ждать несколько лет, пока закончится контракт. На практике договор обычно заключается от 10 месяцев до 3 лет.
Понятное ценообразование и индексация цен
Большая удача это заключить договор с фиксированной ценой на весь срок его действия. Если вы согласились с индексацией цен, то необходимо точно указать, при каких условиях и в каком размере цены на архивные услуги могут быть повышены. Отсутствие непредсказуемых штрафных санкций при расторжении договора. Лучше всего зафиксировать стоимость услуг на весь срок договора.
Если индексация предусмотрена, ее условия должны быть четко прописаны. В тексте договора должны быть четко прописаны условия расторжения вашего соглашения. Объем выдаваемых архивных коробов в день. Возможности зоны разгрузки у заказчика и в архиве. Принять более 500 коробов в день это объем, которым следует ограничиться.
Ответственность архивной компании
Важно требовать конкретику в отношениях. Не допускайте туманных формулировок например как — документально подтвержденные убытки будут компенсированы. Определите конкретную ответственность за потерю или повреждение документов. Например 1000 ₽ за единицу учета. Запомните, в договоре должна быть четко указана ответственность за потерю или повреждение документов.
Удобная система учета хранения и доставки документов
Удобно то, что может быстро исполнять запросы заказчика. Оптимально, если архивная компания может предоставить доступ к онлайн кабинету, в котором отражаются актуальные описи документов с указанием места хранения, а также есть вся история заказов.
Некоторые поставщики архивных услуг пользуются этой неопределенностью, предлагая клиентам «бесплатный сыр» в виде низких цен и дополнительных бонусов. Заказчику обещают стоимость ниже рыночной, льготное хранение на два года, бесплатные короба, доставку, сканирование и другие услуги. Однако за кажущейся выгодой скрывается ловушка: клиент оказывается в финансовой зависимости, из которой сложно выйти без значительных потерь. Расторжение договора может обойтись в миллионы рублей, что делает продолжение сотрудничества единственным доступным вариантом.
Конечно, некоторые преимущества архивного аутсорсинга реальны. Освобождение офисных площадей от документов действительно улучшает рабочую среду. Однако не стоит ожидать, что передача документов на хранение превратит офис в полностью безбумажный. Опытный специалист сможет обосновать экономическую выгоду от передачи архива на аутсорсинг. Но если менеджер обещает сокращение затрат в 20–30 раз, это повод усомниться в его компетентности. Еще одно преимущество это конечно же сокращение времени на работу с документами. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на основных задачах. Однако полностью избавиться от рутины не получится. Документы все равно потребуют внимания, и лучше, если в компании будет сотрудник, ответственный за взаимодействие с архивной службой.
Заключение
Защитить интересы компании поможет готовый шаблон договора на архивные услуги. Также стоит рассмотреть возможность разделения услуг по разным договорам или привлечение архивного консалтинга. Если договор уже подписан, диверсификация рисков через сотрудничество с несколькими поставщиками может стать выходом. Главное помнить, что качественные архивные услуги не могут быть дешевыми, а тем более бесплатными. А мнимая экономия может обернуться значительными потерями.
