В этой статье расскажем как бухгалтеру найти сотрудника и собрать эффективную команду и как можно с помощью таких решений грамотно организовать работу своих сотрудников.
Какой сотрудник вам нужен
Сначала с вами определим, какой сотрудник вам нужен, сколько ему платить, как найти адекватного самостоятельного бухгалтера. Это такой один из самых частых запросов, потому что, когда понятно, кто нужен, то ставят второй вопрос, а где его взять? И дальше мы посмотрим, как система помогает распределять задачи, контролировать их выполнение.
Можно взять простейшую самую схему, это большой лист бумаги, и начать рисовать на нем. То есть, ваша задача разложить свои компетенции, и если у вас есть сотрудники, разложить компетенции своей команды. Это команда, каждый кружочек ответвления это сотрудник. Мы привыкли, что у нас схема рисуется классической структурой компании. Сверху директор, дальше руководитель, дальше кто-то. именно такой формат карты, он очень наглядный. То есть, вы раскладываете свой функционал, раскладываете функционал каждого своего сотрудника. Сдают отчетность, проводят банк, общаюсь с клиентом, заключаю договоры, привлекаю новых клиентов, отвечаю на требования налоговой. Если вы бухгалтер в единственном числе, все это пишите себе.
С чем сталкиваются здесь бухгалтеры по практике
Начинают задавать себе вопрос. А кто мне нужен? Бухгалтер, помощник, ассистент, менеджер, рабочие группы или старший бухгалтер или заместитель. Сложно определиться, непонятно, кто этот чудесный человек. Если мы даже определились с должностью, то что я ему отдам, тоже непонятно. А когда мы идем наоборот, да, мы сначала выгрузили весь функционал, посмотрели, что это может быть один человек или нет. Не обязательно, чтобы у вас люди были все, с восьмичасовой загрузкой.
Пример. У одной ученицы, тоже стоял вопрос, что главный бухгалтер стоит дорого, да, я не готова его брать, но он мне нужен. Такой замкнутый круг. И главный бухгалтер, который она взяла с окладом 120 тысяч рублей, на частичную занятость на два часа в день со ставкой 15 тысяч в месяц. представьте кусочек своего времени с определенными компетенциями. Человек инвестирует в то, что он работал на ученицу. Она взяла крутого профессионала с высокой ставкой, но за счет частичной занятости, за счет частичной загрузки оплата в месяц совершенно другая. И для нее это был идеальный вариант.
Поэтому, когда мы делаем выгрузку, мы понимаем, кто нам нужен. Дальше мы можем уже называть эти должности как угодно, но я считаю, что это самое последнее, о чем нужно думать. Важно понять, что вы отдаете. Дальше, когда мы поняли, мы составляем описание вакансии. То есть мы берем данные из этих кружочков и выписываем списком. То есть требования к задачам не просто, опять же, выдумываем, как например, сдать все участки бухгалтерского учета, уметь все на свете, то, что мы выписали, сдавать декларации по НДС по четырем компаниям. Проводить зарплату по пяти компаниям на количество сотрудников, допустим, до 40 человек. То есть, когда мы четко выгрузили функционал, мы понимаем, о чем составлять вакансию.
Статьи из раздела Агентство
Сколько такой бухгалтер стоит
Здесь как раз мы считаем стоимость. То есть, когда мы понимаем, какого уровня профессионализма должен быть человек, какими компетенциями он должен обладать. Если вы не знаете пока, сколько он должен стоить, я бы рекомендовалась посмотреть, сколько стоит этот человек на рынке вакансий. Опять же, крутость удаленной работы в том, что если вы, например, сами находитесь в Москве, вам совершенно не обязательно брать главного бухгалтера из Москвы. Главный бухгалтер из другого города, у которого другая ставка оклада. Но при этом по компетенциям он может быть таким же крутым.
Пункт загрузка
Мы определяем компетенцию, определяем должность, определяем оклад, и дальше мы начинаем считать, насколько часов вам нужен человек, чтобы он выполнил тот объем задач, который у вас есть. Это как раз тот пункт загрузка. Например, он будет успевать, если он будет работать три часа в день. Или он будет успевать, если он будет приходить на восемь часов в неделю, или два раза в неделю по четыре часа. Вы сами это определяете. У вас эта ставка должна быть заложена в себестоимости для клиентов.
Когда вы все это посчитали, у вас готова вакансия, у вас готова стоимость. Вы понимаете, кто вам нужен, кого вы ищете. Встает второй вопрос, который тоже часто слышу, как найти именно адекватного и самостоятельного бухгалтера. То есть, не просто кого-то, а человека, который придет, возьмет свои задачи и будет делать их хорошо. Сейчас достаточно много онлайн школ для бухгалтеров, где учат людей не с нуля, а уже с определенными какими-то навыками. То есть это может быть мама в декрете, которая за период декрета немножечко потеряла, потерялась в обновлениях. Либо есть бухгалтеры, которые идут в школу, например, они всегда вели ООО, крупные компании, а хотят уже попроще, хотят заниматься ИП, они идут учиться именно нюансам ведения учета для ИП.
Почему нравится онлайн школа бухгалтеров
Это такая концентрированная история по выдаче материалов, это всегда практика, это сопровождение кураторов, это люди, ученики, они в моменте проходят самые свежие изменения, обновления, они нацелены на работу, они вообще пошли в школу. Для того чтобы докрутить свой уровень и идти работать. То есть это люди, которые готовы, они достаточно горячие, поэтому в крупных онлайн школах обычно у них есть такая форма, куда можно отправить свою заявку на поиск бухгалтера. И это очень быстрый отклик по практике , но в течение недели можно найти себе человека, причем в крупных онлайн школах бухгалтеры со всей страны.
Площадки вакансий
Второй способ классический, он уже проверенный, это площадки вакансий. Когда вы сформированы в своей вакансии, размещаете тот же Headhunter, тот же SuperJob, нужно будет платить за размещение. И своя тоже история.
Расскажу нюансы, как с этих площадок не утонуть в количестве откликов и из них выбрать все-таки человека, который вам будет подходить. В вакансии, если вы решились размещаться на площадках, пишем обязательно нюанс, какое-то действие, шаг для внимательных. Что это значит? Почему это важно для бухгалтеров, для ассистентов? Потому что вы сами знаете, в нашей профессии есть особенности, внимательность, это критично. И если бухгалтер прочитал вакансию, бегло невнимательно или просто увидел бухгалтер, увидел количество денег, то они будут просто жать отправить вакансию и, скорее всего, будет либо стандартное сопроводительное письмо, либо его вообще не будет. И таким действием отсекаем части лишней аудитории.
Тест для бухгалтера
Дальше после того, как написали претенденты на вакансию, еще есть тест. Тест для бухгалтера на Google Form. порядка восьми вопросов, стандартные имя-контакты и вопросы, соответствующие вакансии и четыре логических вопроса. Если этого не сделать, то придется смотреть все резюме. Это процесс как минимум на неделю, потому что приходит понимание, что сыпется и сыпется резюме, и просматривать их, это просто тонна времени.
Работать с кадровыми агентствами
Также есть выход, работать с кадровыми агентствами, их тоже рекомендую, потому что не всем нужно учиться искать людей самостоятельно, и не все готовы на это тратить время, просто кому-то это нравится, кому-то не нравится. Кадровое агентство, когда вы приходите туда и говорите, мне нужен такой человек. При этом мы уже разобрались, кто нам нужен и есть описание. И вам HR уже предлагает людей на собеседование, тот, кто прошел эту всю цепочку до момента звонка, либо личной встречи. На собеседование мы задаем логические вопросы на проверку soft skills.
soft skills — это мягкие навыки, которые помогают в бизнесе. Это лидерство, это умение решать конфликтные ситуации, это управленческие навыки, это навыки переговоров, это навыки плавно проходить какие-то стрессовые ситуации, это навыки планирования, это навыки организации своего рабочего места, своего рабочего времени.
Собеседование бухгалтера
Когда вы понимаете, что это тот человек, с которым вам комфортно работать. Всегда на собеседовании даю небольшой тест именно на профессиональные вопросы и часть логических вопросов. Профессиональные вопросы, есть такой элемент, что человек может растеряться. Всегда удивляемся, как вообще можно пройти эти тесты, потому что от ощущения нового места есть ступор. Ты знаешь ответ на вопрос, но почему то пишешь не так, или не можешь сориентироваться, написать, вообще на это ответить.
Поэтому здесь делаем погрешность на то, что человек действительно растеряется, будет чувствовать себя некомфортно при первом посещении. То есть всегда спрашивайте, например, если ко мне пришел главный бухгалтер устраиваться, я ему задаю такой вопрос. У вас задача будет сдавать отчетность, по пяти компаниям. Компании занимается тем-то, такой-то вид бизнеса, плюс-минус такой объем. Расскажите, как вы будете организовывать сдачу отчетности. Такой очень открытый, достаточно большой вопрос. Дальше слушаю, как человек будет рассуждать, размышлять, что он будет говорить. Типа я в 1С зайду и нажму, и куда-то посмотрю. Это один вариант ответа. Второй вариант ответа, когда человек начинает думать, начинает логически складывать цепочку. Сначала посмотрю, что у нас в 1С, проверю, как сработали сотрудники. Потом закрою счета, которые необходимо закрыть. Потом мы с командой сделаем, начнем готовить такой отчет за такое-то количество времени.
Эту логику размышлений по шагам, мне интересно от него получить почему, потому что человек, главный бухгалтер, это как раз человек, который должен быть самостоятельным, который должен в рамках своей задачи уметь размышлять, уметь ориентироваться, менять какие-то задачи по ходу, уметь организовывать процесс работы своих сотрудников, которых мы им даем подчинение. И эта логика, очень важна.
Конечно, если к вам приходит, допустим, бухгалтер на участок банк, не надо ему задавать каких-то таких сложных, пространных вопросов, это не его уровень компетенции. То есть участок банк это человек, который должен быть внимательным, человек, который должен соблюдать ваши регламенты, правила. Человек, который должен понимать, что есть сроки, его ключевая задача действовать согласно инструкции регламентов. То есть, это разные уровни сотрудников. Поэтому под каждую вакансию мы составляем со своими особенностями анкетирования.
Период работы по чек-листу
Дальше тестовый период по чек-листу. То есть когда вы определились, кто этот человек ваш новый бухгалтер, который вам подходит. Человек приходит, и мы начинаем, ему объясняю, даю объем задачи, он делает. И потом не сразу понятно, он вообще прошел этот испытательный срок или не прошел он этот испытательный срок. Получается, что были люди, которых я 1-2-3 месяца ждали, что они раскроются, что они проявятся. И оказывалось, что нет, человек не подходит, мы эту тему прекращали. Поэтому здесь очень важно, почему нужен чек-лист.
В чек-листе вы фиксируете на неделю определенные задачи с результатами и с критериями оценки для человека, который пришел, чтобы он понимал, что он должен сделать за этот период времени, как вы его будете оценивать, понимает ли он этот алгоритм оценки и чтобы он сам мог оценить, он вообще справился или не справился? Потому что, если критерии оценки будут непонятные, будут непрозрачные, то человек не поймет, он вообще прошел испытательный срок, или не прошел испытательный срок. Нас ждет неприятный разговор, а все должно быть максимально просто, максимально примитивно.
Бухгалтер сел на шею
Почему мы таких людей не находим, или почему они сначала самостоятельны, а потом сели на шею. Это очень страшно, расстаться с тотальным контролем, довериться человеку, вдруг он совершит ошибку, а если он подведет моих клиентов, что буду с этим делать. Здесь масса историй у собственников, у главных бухгалтеров, но без этого шага никак. Это ровно то же самое, что и с детьми, когда мы лишаем сотрудников самостоятельности, мы забираем у них ответственность.
Когда все финальные решения принимаю только я, когда нужно в чем-то разобраться, задают вопросы только мне. Это как справочная система, то есть не надо идти в справочную базу, чтобы в чем-то разобраться, достаточно спросить меня и быстро получить ответ. И потом ты оглядываешься назад и смотришь, что вокруг тебя сотрудники, которые, как дети. То есть это люди, которым очень удобно, они получают свою зарплату, они делают свою работу, они полностью обеспечены условиями комфортными. И если еще забрать ответственность, будут получать ту же сумму денег, но ни за что не отвечать, это вообще прекрасно, это счастье.
Бухгалтер которому интересно развитие
С другой стороны, люди, которые реально сильные, которым интересно развитие, которым интересны вызовы, какие-то сложные задачи, они просто не останутся, они не будут у вас работать. Потому что мы им обрезаем крылья, у них просто опускаются руки. И здесь, конечно, нужно тоже учиться, учиться доверять, с одной стороны, а с другой стороны, чтобы себя успокоить, обезопасить свой бизнес, мы выстраиваем контроль по контрольным точкам. Только так можно решить задачу Как бухгалтеру найти сотрудника
Это система планирования, это необходимые на критичных узлах чек-листы, регламенты. Если у вас уже крупный бизнес, крупные компании, то должен быть аудитор, который делает экспресс-аудит, перед сдачей отчетности каждый квартал или годовой отчетности. Это может быть внешний аудитор, вы можете выполнять эту роль. Когда вы растете с бизнесом дальше, вам уже это неинтересно, вы можете привлечь внешнего аудитора, который будет просто раз в квартал подключаться к базам, бегло смотреть и искать ошибки.
Бизнес — это сочетание доверия, возможность давать и делать вызовы для команды, но при этом организовать систему проверки так, чтобы это было безопасно для вас и для вашего бизнеса.
Для кого подходит чек-лист бухгалтера
Чек-лист на тестовый период подходит и для рядового, и для главного бухгалтера, вообще для любого сотрудника. Например был сотрудник , который работал давно, года полтора, и что с ним делать — увольнять его или не увольнять, потому что ошибки вылезали, как это исправить, не было понимания. И просто так увольнять, не хотелось, он душа коллектива. Если я сейчас ему сказать «до свидания», то это начнется бунт в отделе. Просто введите этот чек-лист для него. Расскажите сотруднику что у него в последнее время достаточно часто встречаются какие-то ошибки, какие-то недочеты, это бьет по репутации моего бизнеса.
Давай мы с тобой договоримся, мы берем ближайший месяц, и мы с тобой работаем четко по, по задачам. В чек-листе прописано, что я хотел бы, что я от тебя жду, какой результат и как его оценить. И мы с тобой четко идем по нему. И через месяц мы еще раз садимся и с тобой начинаем сверяться. И этот чек-лист очень сильно помог. И тогда я сотрудника спросила тоже такой вопрос, очень важный, что я не просто принимаю решение, а говорю, что, смотри, если ты его не пройдешь, что мы с этим будем делать? И тогда сотрудник ответил, что он тогда сам уволится. Все по новой, Как бухгалтеру найти сотрудника.
Прошел месяц, человек не справился, то есть убедились в том, что, он не подходит на эту вакансию, то есть сам человек может быть прекрасным, чудесным, замечательным, просто он не выполняет тот функционал, за который ему платят. Соответственно, через месяц, без всяких отработок, он просто встал и ушел. И команде, я также рассказала, все максимально прозрачно, все поняли, что такая ситуация есть, это результат наших договоренностей. Это, кстати, вопрос о том, когда вам страшно кого-то увольнять, просто вводите этот инструмент на неделю-две, чтобы человек понял, что он не просто уволен, потому что вы странные. А чтобы человек понял, что он уходит просто потому, что он не соблюдает свои договоренности, он не выполняет тот функционал, на который вы его брали.
